Campus-Management-Systeme sind die komplexesten von Hochschulen genutzten IT-Systeme. Sie haben von allen IT-Systemen, die an einer Hochschule genutzt werden, die meisten Anwender*innen und unterstützen unmittelbar die zentrale Kernaufgabe von Hochschulen, den Bereich Studium und Lehre. Sie bilden alle Prozesse im Student Life Cycle ab.

Integrierte IT-Systeme ermöglichen die Kombination von Technologien, Methoden und Prozessen und schaffen eine umfassende und konsistente Systemlandschaft.

Webbasierte Anwendungen sind über das Internet – über einen Webbrowser – auf unterschiedlichen Geräten zugänglich und stellen dynamische Inhalte sowie interaktive Benutzeroberflächen bereit.

Das System wird  an der Uni Mainz inkl. Kunsthochschule, Hochschule für Musik und Unimedizin sowie am Standort Germersheim eingesetzt. Genutzt wird es  von Interessierten, die sich auf einen Studienplatz bewerben möchten, von Studierenden, um Module auszuwählen und sich für Lehrveranstaltungen und Prüfungen anzumelden, von Professor*innen und wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen zum Veröffentlichen von Lehrveranstaltungen und Prüfungen sowie von administrativ-technischen Mitarbeiter*innen, um die administrativen Vorgänge im Student Life Cycle zu bearbeiten, wie z.B. Immatrikulation, Beurlaubung, Gebührenverwaltung, Ausstellung von Transcripts of Records bis hin zu den Abschlussdokumenten wie Zeugnisse und Bescheinigungen.

Im Juni 2024 hat das Präsidium der Johannes Gutenberg Universität beschlossen, das aktuelle Campus Management System CampusNet mit dessen Web Frontend „JOGU-StINe“ abzulösen und stattdessen das System HISinOne der HIS eG einzuführen. HISinOne | www.his.de

Vorangegangen war ein Vorprojekt mit der HIS eG in Form einer Machbarkeitsstudie, in der geprüft wurde, ob die Funktionalitäten der Software HISinOne die Anforderungen der JGU an ein integriertes Campus-Management-System erfüllen. Das Ergebnis war die Empfehlung zum Umstieg auf HISinOne. Das Präsidium ist dieser Empfehlung gefolgt mit der Maßgabe, die zugehörigen Prozesse so weit möglich zu standardisieren, um das System effizient und effektiv nutzen zu können.

Basis 

HISinOne ist webbasiert und unabhängig von Endgerät und Betriebssystem nutzbar. Ein zentraler Zugang für alle Zielgruppen ermöglicht einen effizienten Einstieg und maximale Transparenz. Offene Schnittstellen erlauben jederzeit die Anbindung weiterer Systeme. Der Open-Source-Ansatz garantiert eine unabhängige und zukunftssichere Basis. Abläufe und Design sind individuell nach den Bedürfnissen der JGU konfigurierbar.

Technologie

HISinOne bietet nicht nur einen ständig wachsenden Funktionsumfang, sondern nutzt zukunftssichere Technologien. Dazu zählen neben dem serviceorientierten Design der Software-Architektur auch quelloffener Code, freie Bibliotheken, Barrierefreiheit und vieles mehr.

Die HIS eG versteht sich als Softwarehaus der Hochschulen. Sie wurde 1969 als Hochschul Informations System GmbH gegründet, woraus sich die Abkürzung HIS ableitet. 2014 wurde die GmbH in eine Genossenschaft umgewandelt, die aktuell mehr als 200 Hochschulen zu ihren Mitglieder zählt. Das Genossenschaftsprinzip ermöglicht den Hochschulen – in der Generalversammlung als zentralem Organ – an der Strategie und der Geschäftspolitik der HIS eG mitzuwirken. Die Organe und Gremien der HIS eG sind mit Vertreter*innen aus den Mitgliedshochschulen besetzt. Das Projekt-Management der HIS eG erwies sich im Verlauf des Vorprojekts als vertrauenswürdig und die HIS eG als verlässliche Vertragspartnerin.

Neben der vollständigen Ablösung des aktuellen Campus Management Systems geht es darum, die zugehörigen Geschäftsprozesse so weit möglich zu standardisieren.   

Im Oktober 2024 startete das Einführungsprojekt HISinOne an der JGU. Es ist insgesamt auf 5 Jahre angelegt und gliedert sich in 2 Phasen. In Phase 1 wird der Bewerbungs- und Zulassungsbereich mit der Studienplatzvergabe sowie die Studierendenadministration und die Doktorandenverwaltung auf HISinOne umgezogen, in Phase 2 folgen Studiengang-, Prüfungs- und Lehrveranstaltungsmanagement. Bereits in Phase 1 besteht eine große Herausforderung in der Migration der Daten aus dem Altsystem nach HISinOne. Da im Verlauf der Phase 2 beide Systeme parallel für unterschiedliche Funktionalitäten genutzt werden, müssen die Daten in dieser Phase kontinuierlich synchronisiert werden, Erst nach Projektabschluss werden dann alle Funktionalitäten im neuen Campus Management System HISinOne verfügbar sein.     

Das Einführungsprojekt für HISinOne steht unter der strategischen Federführung des CIO der JGU, Prof. Dr. Franz Rothlauf. Das Projektteam mit der Gesamt-Projektleitung von Julia Rehe besteht aus Mitarbeiter*innen der Abteilung HE 4 – Campus Management System (CaMS) im Dezernat Hochschulentwicklung (HE) mit der operativen Projektleiterin Tina Clüsserath sowie Mitarbeiter*innen aus dem Zentrum für Datenverarbeitung (ZDV) mit der technischen Projektleitung.

Die mit den verantwortlichen Stellen der JGU  abgestimmte Projektstruktur ist wie folgt aufgebaut: 

Auftraggeber für das Einführungsprojekt ist das Präsidium, Auftragnehmer ist der CIO der JGU, der auch die strategische Projektverantwortung übernimmt. Die Gesamtprojektleitung liegt im Dezernat HE, direkt an den CIO angegliedert, die operative Projektleitung liegt bei der Abteilung HE 4, als zentralverantwortliche Verwaltungseinheit in diesem Einführungsprojekt, und wird mit einer technischen Projektleitung aus dem Team des ZDV ergänzt. Darunter gliedern sich Teilprojekte mit jeweiligen Teilprojektleitungen zu den einzelnen Produktbereichen von HISinOne.

Die Gesamtprojektleitung berichtet regelmäßig an den CIO. Eine Beratungsgruppe CaMS, bestehend aus Vertreterinnen der Fächer und zentralen Einrichtungen incl. Präsidiumsmitgliedern, wurde installiert, die sich im regelmäßigen Austausch mit CIO und Gesamtprojektleitung zum Projekt berät, sowie ein Veto-Recht für Grundsatzentscheidungen hat. Zusätzlich zu dieser Beratungsfunktion fungiert die Beratungsgruppe CaMS auch als Multiplikator für Projektinformationen in die weitere Hochschulöffentlichkeit. Ergänzend dazu werden Studierende und Lehrende als zentrale Stakeholder aktiv in die Ausrollung einzelner Produktbereiche miteinbezogen, indem relevante Funktionen von HISinOne für diesen Nutzungskreis gezielt vorgestellt und zum Test für die Ausrollung vorbereitet werden.

Der Personalrat wurde über das Einführungsprojekt informiert. Er erhält regemäßig Updates zum Projektfortschritt.Der Datenschutzbeauftrage der JGU wird bei entsprechenden Fragestellungen hinzugezogen.

In beiden Phasen werden die späteren Nutzer*innen intensiv in die Ausgestaltung und Konfiguration des Systems einbezogen. Dies sind in Phase 1 von Januar 2025 bis November 2026 neben den Bewerber*innen, Studierenden und Promovierenden vor allem der Studierendenservice sowie die Promovierendenbetreuer*innen. Die beiden letztgenannten arbeiten dabei kontinuierlich mit dem jeweiligen Teilprojekt zusammen und beteiligen sich auch an Workshops. In Phase 2 sind es von März 2027 bis zum Go Live im August 2029 neben den Lehrenden, Prüfenden und Verwaltungsmitarbeiter*innen vor allem die Mitarbeiter*innen der Studienbüros und Prüfungsämter. Diese werden ebenfalls kontinuierlich mit dem jeweiligen Teilprojekt zusammenarbeiten und sich an Workshops beteiligen.

Da die Uni Mainz die Anwendung selbst hosten wird, übernimmt das ZDV als Dienstleister alle administrativen Aufgaben von der Installation der Server, der Einrichtung der Systeminfrastruktur, der Wartung bis hin zu den regelmäßigen halbjährlichen Updates.